La materia prima representa uno de los elementos más importantes de toda empresa industrial, debido a que es ésta a la que le aplica determinado proceso para convertirla en productos terminados; por lo tanto, le debe dedicar una atención especial a su adquisición y disponibilidad.
Las necesidades de llevar controles e información adecuados de la materia prima y materiales se centra principalmente en el almacén, donde existe la responsabilidad de contar en todo momento con la existencia de los materiales que se utilizan, tanto de aquellos que forman parte de los productos que se fabrican como de los requeridos para el funcionamiento de máquinas, calderas, motores, equipos, etc.; en concreto, de todo aquello que se emplea en la operatividad de la planta.
La falta de un solo elemento de las materias primas para cualquier línea de producción puede ser suficiente para detener sus actividades, generando consecuencias que representen pérdidas para la empresa, en virtud de que los trabajadores siguen percibiendo sus salarios y prestaciones aun cuando no se produzca nada, así como dejar de atender el mercado a tiempo con el producto terminado.
Asimismo, el faltante de ciertos materiales importantes o vitales para determinadas funciones, como los combustibles u otros elementos diversos, pueden ser también motivo de detener las actividades, al menos en una parte del proceso, hasta en tanto se cuente con ese insumo que no se tuvo en existencia.
Algunas de las funciones que se deben llevar a cabo en el almacén de materiales pueden ser las siguientes:
1) Control de los materiales solicitados para su adquisición al departamento de compras.
2) Control de los materiales pedidos a los proveedores por el departamento de compras.
3) Control de los materiales surtidos por los proveedores.
4) Control de los materiales surtidos a cada área, departamento u orden de fábrica.
5) Control de los materiales en existencia.
6) Control de las existencias mínimas y máximas de cada material, para la formulación de requisiciones de compra.
7) Formulación de requisiciones de compra de nuevos materiales al departamento de compras.
8) Atención y control de solicitudes de materiales nuevos requeridos por las áreas o departamentos de la empresa.
Para que exista una adecuada coordinación de todas las actividades que se relacionan con este renglón tan importante como son los materiales, se hace imprescindible la comunicación e información suficientes entre varios centros de responsabilidad como producción, ventas, planeación, compras, almacén y finanzas, en la realización de algunas acciones conjuntas como:
Ventas, para pronosticar el volumen y periodicidad de las necesidades de productos terminados para la venta.
Producción, para determinar las características, volúmenes y periodicidad de los materiales requeridos para la fabricación, conforme al pronóstico de las ventas y la planeación de la producción.
Planeación, para concentrar la información, hacer cálculos económicos, determinar necesidades, llevar estadísticas y controlar los flujos de materiales y de recursos económicos.
Almacén, para llevar a cabo la recepción, guarda, custodia, control y entrega de los materiales, así como conocer las existencias e información de consumos y requerimiento de materiales faltantes.
Compras, para atender oportunamente las requisiciones de materiales faltantes, realizar cotizaciones, elaboración y envío de pedidos a los proveedores y verificación de los pedidos surtidos.
Finanzas, para cubrir en forma oportuna el pago de los pedidos surtidos por los proveedores y control de los mismos, que garanticen el acopio de los materiales en el momento que se requieran.
