• Tema 4.1
• Tema 4.2
• Tema 4.3

En sus orígenes, la contabilidad sólo era representada por el registro de las operaciones en un cuaderno o  libro que mostraba principalmente las entradas y salidas de todo aquello que tuviera que ver con las actividades del negocio y sus valores en dinero; más tarde surgieron diversas formas de llevar a cabo dichos registros, en donde cada empresa, de acuerdo con  sus características, exigencias y circunstancias, los ha estructurado de distinta manera, pasando de la forma manual a la mecánica y de ahí a la electrónica; sin embargo, los libros que se emplean hoy en día para el registro de la información en forma manual o electrónica son los que, por la práctica, por los principios de contabilidad generalmente aceptados, o porque lo exigen las autoridades fiscales, se señalan a continuación:

1. El Libro diario;   2. El Libro mayor;  3. Libros auxiliares;  principalmente.

1. El Libro diario (o Diario general) tiene la función principal de llevar en él un registro detallado (pormenorizado) y en forma cronológica de todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa en cualquiera de sus áreas que le afecten económicamente, asignando cada operación a las cuentas contables que hayan sido creadas previamente para cada tipo de actividad o transacción. Este libro debe llevarse de manera obligatoria como parte principal y concentradora de la contabilidad financiera o general del negocio; sin embargo, la empresa puede llevar tantos libros diarios adicionales (o auxiliares) como crea necesarios en algunas de sus áreas o departamentos para controles específicos, como puede ser, por ejemplo, un libro diario de ventas, un libro diario de materia prima empleada en la producción, un libro diario para el control de la mano de obra en planta, etcétera.

2. El Libro mayor es un sistema de registro obligatorio en la generalidad de las empresas, tiene el propósito de concentrar todos los registros que afectan a cada cuenta de manera individual, para conocer el saldo que tiene cada una de ellas a determinada fecha cuando sea necesario realizar un corte o análisis, dándoles orden y estructura en  los estados financieros.

Por ejemplo, si en el Libro diario se lleva una anotación por cada cheque extendido y por cada depósito realizado en el banco, el Libro mayor registrará en forma acumulada el total de depósitos que se hicieron al día, semana o mes  en la cuenta bancaria y el total de cheques que se pagaron de esa misma cuenta en el mismo periodo, proporcionando en forma concentrada el total de movimientos (depósitos y pagos) y el saldo que tiene a la fecha esa cuenta bancaria.

Ejemplo: Depósitos $50,845; cheques pagados $32,875; saldo disponible en bancos al 31 de marzo de 2006 = $17,970.

Y de esa forma se sigue el mismo procedimiento con cada una de las cuentas que se emplean en la contabilidad  para conocer los movimientos globales y el saldo que alcanza cada una a determinada fecha, datos que serán empleados para darles el orden y estructuración que le corresponda en los  informes y estados financieros.

3. Los libros auxiliares son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta, como pueden ser: el libro auxiliar de ventas al contado, auxiliar de ventas a crédito, auxiliar de compras de materia prima, auxiliar de cuentas por cobrar, auxiliar de documentos por pagar, auxiliar de órdenes de fabricación, auxiliar de materia prima empleada, etc. Estos libros auxiliares son normalmente optativos para cada empresa y se diseñan de acuerdo con las necesidades del  negocio para obtener información relevante y en forma oportuna.

Ejemplo de registros contables en los principales libros:

Libro diario general:

Tabla. 21

Libro mayor principal:

Tabla. 22

Tabla. 23

Tabla. 24

Tabla. 25

Libros auxiliares:

Los libros auxiliares se diseñan de acuerdo con las necesidades particulares de lo que se requiera anotar en cada uno, dependiendo del área donde se utilice y los fines de la información.