6.1.3. Modelos organizativos y funciones.

De forma esquemática la sección de exportación puede estructurarse, en cuanto a la dotación básica de personal y entendida a partir de su dependencia de la Dirección Comercial o de marketing de la empresa, en los modelos que puedes ver en la figura a continuación:

A tenor de lo expuesto en estos modelos organizativos parece que existe una contradicción, sobre todo al referirnos a una sección de exportación grande, en cuanto a la dotación de personal, pues resulta evidente que el número de personas puede ser sensiblemente superior al indicado con anterioridad como promedio. Esa contradicción se desvanece si el jefe de publicidad y el de contabilidad y control se entienden comunes tanto para las actividades de la empresa en su propio mercado nacional como en los mercados de exportación.
En cualquier caso, el departamento o sección de exportación desarrolla un conjunto de funciones, que se pueden desdoblar en principales y complementarias, y que son las que de alguna forma pueden influir en la dotación de personal para desempeñarlas eficazmente, y que se sintetizan en este cuadro:

FUNCIONES PRINCIPALES.

Atender con prontitud las solicitudes de información. Recibir los pedidos. Calcular costos y cotizar precios. Estudiar formas de transporte. Tramitar cuestiones relacionadas con el embalaje, el seguro y la expedición. Encargarse de las relaciones con los agentes marítimos y los expedidores. Establecer fórmulas de pago y velar que las facturas se paguen. Vigilar para que los productos estén listos para su despacho en una fecha determinada.

FUNCIONES COMPLEMENTARIAS.

Tratar con el Departamento de Contabilidad todas las cuestiones relacionadas con la facturación y el pago de las mercancías. Llevar los registros y estadísticas sobre las ventas y los mercados de exportación. Estos aspectos son básicos para la planificación futura de las exportaciones. Organizar la publicidad de las campañas de ventas. Mantener el enlace con los agentes y distribuidores del mercado de exportación. Mantenerse informada en todo momento acerca de las formas de asistencia y ayuda a las exportaciones, ya sean públicas o privadas.

Es importante resaltar que el personal de la sección de exportación, a cualquiera de los niveles apuntados, debe ser altamente cualificado como ya hemos apuntado anteriormente. Es una exigencia derivada de la singularidad operativa que supone cerrar con éxito una operación de exportación. En no pocas ocasiones, la falta de sensibilidad y preparación del personal del departamento puede dar al traste con la culminación efectiva de una operación.

Esa falta de sensibilidad se traduce muchas veces en aspectos básicos iníciales (relativos a la solicitud de información hecha por un cliente potencial) y en otras posteriores relacionadas con la atención que debe prestarse al correcto cumplimiento de los pedidos. No se puede olvidar, que ganar un mercado exterior requiere tiempo, dinero y muchos esfuerzos, que arrancan con un detenido estudio de las oportunidades que nos puede ofrecer, aspecto que en cierta medida compete al Departamento de Exportación, y que culmina en la venta efectiva de los productos de la empresa en el mismo; perder un cliente o un mercado es muy fácil si se baja la guardia en la tremenda lucha competitiva de nuestros días. Esa falta de sensibilidad y profesionalidad del personal responsable del Departamento de Exportación para alertar sobre las situaciones cambiantes que, por múltiples causas, se pueden producir suelen conducir a importantes, a veces irreversibles, fracasos comerciales.

Para las empresas con una actividad exportadora muy fuerte cabe admitir que algunas de las funciones complementarias pueden ser desempeñadas por otros departamentos, ya que como se ha dicho la sección de exportación, no es una empresa dentro de la propia empresa, pero le compete a ella un conjunto muy puntual de cuestiones estrictamente necesarias para definir correctamente la cotización de precios para la exportación. Es decir, los elementos de costo agregables al precio de cesión que la empresa hace al departamento revelan inequívocamente los aspectos claramente diferenciadores de una venta en el mercado interior y de una venta al extranjero. Esta última, exige definir, por ejemplo, los precios FOB puerto salida y CIF puerto destino que incluyen elementos de costo que en una venta en el propio mercado nacional brillan por su ausencia.

Como cierre a estas reflexiones sobre el Departamento de Exportación, solamente cabe insistir que su creación y puesta en funcionamiento puede contribuir al éxito comercial y al posicionamiento sostenido de los productos de la empresa en el exterior, lo que conlleva una vocación firme expansionista y el pleno convencimiento de que la exportación es, al menos a medio y largo plazo, una actividad rentable para la empresa.

Concluimos, pues, admitiendo que una vez hecho el estudio selectivo de un mercado o mercados objetivos de la empresa, fase en la que la propia sección de exportación puede tener un papel interesante, es cuando, si se ha decidido la creación de la misma, la actividad exportadora puede consolidar posiciones y ser objeto de un seguimiento y control razonablemente mejor a cualquier otra modalidad operativa comercial de la empresa con los mercados exteriores.