Introducción
Ya hablamos brevemente de la presentación del informe sobre la IM en el curso de Introducción, en este tema enumeraremos los elementos que debe de contener el informe por escrito, haremos una breve referencia a la forma de presentarlo de forma oral y te facilitaremos un documento donde puedas ver de forma clara cómo debe de presentarse un reporte sobre la IM.
La preparación y presentación del informe es la última etapa del proceso de la IM. Es una parte importante porque:
- Son productos tangibles de la IM. El informe es un registro histórico del proyecto.
- El informe y la presentación guían las decisiones administrativas.
- El contacto con gerentes y directivos a veces se limita exclusivamente a la presentación del informe.
- La decisión de la dirección de realizar futuros estudios de mercado depende mucho de cómo se realice y presente el informe.
La preparación del informe
Una vez que se han resumido todos los resultados estadísticos, el investigador debe de presentar los resultados de tal manera que sirvan directamente para la toma de decisiones. Cuando se considere apropiado hay que sacar conclusiones y hacer recomendaciones que deben de ser siempre prácticas.
Antes de escribir el informe, el investigador debe de discutir los resultados, conclusiones y recomendaciones con los principales directivos.
Todo el proyecto de IM debe sintetizarse en un solo informe escrito o en varios informes dirigidos a varios lectores. Hay que dar al cliente, o a nuestros directivos, la oportunidad de leer el informe, después el investigador debe de emprender las acciones de seguimiento convenientes.
Se debe de ayudar a entender el informe a aquellas personas interesadas y que no están familiarizadas con las técnicas estadísticas y de investigación.
El formato del informe
Los formatos pueden variar conforme a quien los realice, el cliente a quien va dirigido y la naturaleza del proyecto. Pero podemos enumerar una guía de aquellos contenidos habituales de un informe final de una IM, éste suele incluir:
- Portada.
- Carta de entrega.
- Carta de autorización.
- Índice.
- Lista de tablas.
- Lista de gráficas.
- Lista de apéndices.
- Lista de ilustraciones.
- Resumen ejecutivo.
- Principales resultados.
- Conclusiones.
- Recomendaciones.
- Definición del problema:
- Antecedentes.
- Establecimiento del problema.
- Planteamiento del problema.
- Diseño de la Investigación.
- Tipo de diseño.
- Necesidades de información.
- Recopilación de datos de fuentes secundarias.
- Recopilación de datos de fuentes primarias.
- Técnicas de elaboración de escalas.
- Elaboración y prueba del cuestionario.
- Técnicas de muestreo utilizadas.
- Trabajo de campo.
- Análisis de datos:
- Metodología.
- Plan de análisis de datos.
- Resultados.
- Limitaciones y advertencias.
- Conclusiones y recomendaciones.
- Ilustraciones:
- Cuestionarios y formas.
- Resultados estadísticos.
- Listas.
Este formato se apega a la cronología del proceso de la IM. En las IM Internacionales en ocasiones hay que elaborar este informe en varios idiomas, es por eso que en estos casos, salvo que el investigador los domine absolutamente, es recomendable recurrir a la ayuda de traductores profesionales.
La presentación oral
Normalmente hay que presentar el informe de forma presencial y oral a todo el equipo directivo de la empresa. Esta presentación sirve para que se comprenda y acepte el informe escrito.
La clave para que la presentación sea eficaz es la preparación. Es conveniente elaborar un guión escrito. También es práctico que el investigador conozca antecedentes, participación en la empresa y áreas de responsabilidad de los directivos que van a estar presentes.
Los apoyos visuales, como tablas o gráficas, deben de utilizarse. Es importante mantener el contacto visual con quien escucha durante toda la presentación. No se debe de ser impaciente por acabar, se deben de contestar todas las preguntas que se formulen durante la presentación. No se debe de olvidar la importancia del lenguaje corporal.
Si se tiene en cuenta todos estos consejos, el informe está bien elaborado y se conoce en detalle la presentación, será un éxito.
Finalizamos el tema, y con él este Módulo 3, proporcionándote el documento “La importancia del informe”, pulsa aquí.
