1.3 Organización de las Ventas
La globalización esta cambiando la forma de hacer negocios y está obligando a las empresas a adoptar nuevos sistemas de comercialización. Los clientes conocen sus derechos y son más exigentes en cuanto a la relación precio / calidad, por el aumento de la oferta y la competitividad. En vista de esto, los Departamentos de Ventas, que es el encargado en las empresas a promover productos y servicios, son ahora más competitivos y administran sus recursos con el objeto de servir a sus clientes de la mejor manera y con la mayor rentabilidad posible.
Por otra parte, una de las funciones más importantes de la organización de ventas es establecer la forma de clasificar las actividades de los vendedores. La fuerza de ventas sirve para la relación empresa - cliente. Para muchos clientes, el vendedor es la empresa.
El Departamento de Ventas.
El Departamento de Ventas se encarga de persuadir a los mercados de la existencia de un producto, valiéndose de una "Fuerza de ventas" o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de venta acordes con el producto que desea vender.
El departamento de Ventas está formado por una red de comerciales especializados en los sectores que aborda la empresa. La organización suele ser horizontal y en vertical. En la horizontal hay escasos niveles jerárquicos con pocos mandos intermedios y su principal ventaja es la fácil comunicación entre sus miembros; su desventaja es que el número de personas que ha de atender un mando es muy elevado. En la organización vertical hay varios escalones y cada grupo de personas tiene muchos mandos intermedios.
Organización Horizontal.
Organización Vertical.
Las funciones del Departamento de Ventas se pueden dividir en:
Funcionas Básicas: Son las básicas del Departamento y suelen agruparse en tres tipo:
Administrativas. Formulan normas comerciales, plantea, organiza y valora la actividad de los vendedores, señala estrategias de venta, etcétera.
Operativas. Comprende las obligaciones propias que tienen los directivos de venta, jefes de zona y supervisores entre las que destacan:
- Supervisar y valorar a los vendedores
- Resolver problemas de distribución física
- Establecer contacto con los intermediarios
- Definir términos de venta
- Organizar promociones comerciales
- Realizar contrataciones de personal
- Responsabilizarse de las juntas y reuniones
- Realizar estudios de mercado
Técnicas. Actividades que realizan los Jefes Técnicos y sus auxiliares. Se coordinan con los Gerentes de Ventas y ayudan a solucionar los problemas que encierran los mercados, a través de investigaciones y técnicas de mercado.
Organización de la fuerza de ventas: Es la forma en que se clasifican las actividades de los vendedores, para un mejor control, coordinación y funcionamiento de la gestión de la empresa. Las formas de organización de ventas suele ser por:
- Zonas geográficas
- Líneas de productos / servicios
- Clientes
- Funciones
El Departamento de Ventas es el que se encarga de la clasificación y venta de los productos y dar seguimiento día a día a las rutas y zonas de los vendedores para garantizar la cobertura total y el abastecimiento de los puntos de venta. Aquí se preparan los pedidos de ventas y se trabaja en conjunto con el Departamento de Marketing para el lanzamiento de productos, promociones y ofertas. Es el encargado de contratar promotores, vendedores y supervisores y, llevar el control de inventarios de productos de cada zona comercial.
Planificación de las ventas.
Los objetivos de la planificación de las ventas son, entre otros, desarrollar nuevos negocios, vender productos y servicios, obtener información y proteger su mercado de la competencia. Planificar supone elegir las estrategias de venta más adecuadas para la consecución de los objetivos prefijados para cada producto o mercado.
Los objetivos de las ventas. Podemos establecer los siguientes:
- Vender: alcanzar determinado volumen de ventas.
- Obtener una determinada cuota de mercado.
- Conseguir determinados beneficios o rentabilidad.
- Mejorar la imagen de marca, en determinado mercado.
- Reducir los costes del Departamento de Ventas; y otros que determine la Dirección.
El Jefe de Ventas es quien fija los objetivos y las actuaciones para conseguirlos.
Organización de las ventas. Antes de organizar las ventas, hay que analizar los siguientes factores:
Factor 1. Volumen de la empresa: cuanto más personas forman el Departamento de Ventas más recursos y personas hay que dedicar al control y seguimiento. Así en empresas grandes se hacen comisiones por zonas geográficas, productos, tipos de clientes, tipos de productos, etcétera.
- Organización por zonas geográficas. Esta organización proporciona a los directivos de ventas información directa sobre los clientes, y contrarresta con mayor facilidad la competencia local. Los territorios más comunes se dividen en forma de círculos, trébol o con forma de cuña.
- Organización por líneas de producto. Es apropiada cuando la empresa tiene diversas líneas de productos diferentes entre sí, se consigue la especialización de los vendedores, pero no llegan a conocer a la totalidad de clientes potenciales de una zona y en ocasiones es posible el solapamiento de vendedores en un mismo cliente.
- Organización por clientes. La ventaja de este tipo de organización, es que permite un conocimiento profundo de los clientes, sus motivos de compra y necesidades. Una variante de este tipo de organización es la que se hace por mercados, en la que los vendedores se agrupan en equipos responsables de sectores del mercado en vez de productos, y en cada sector se venden todos los productos de la empresa.
- Organización por funciones. Los trabajadores del Departamento de Ventas se organizan en función de la actividad principal que en ella realizan: promoción, asesoramiento, toma de pedidos, telemarketing, venta directa, etcétera. En algunas empresas, el trabajo de ventas se realiza en dos fases, una primera telefónica o por carta (telemarketing o mailing) y una segunda de venta directa mediante los vendedores.
Todos estos sistemas se pueden combinar entre sí y es muy frecuente que así se haga en las empresas, así se consigue una mayor minuciosidad en el diseño y utilización de las estrategias de venta.
Factor 2. Número de productos y naturaleza de ellos: el tipo de productos y gama implica la necesidad de especialización de los vendedores. Se han de marcar diferencias entre las líneas de productos.
Factor 3. Métodos de distribución: Hay que adecuar los medios de distribución en función a la infraestructura que se tenga.
