El término previsión y planeación implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual sería imposible hacer planes y actuar.
Ambas etapas son muy importantes para la definición del plan operativo del evento a organizar, ya que nos dan las bases para el diseño de objetivos, reglas, políticas y cronograma de organización del mismo.
Introducción y principios
El término previsión y planeación implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual sería imposible hacer planes y actuar.
En la etapa de previsión del proceso administrativo de reuniones y eventos, se estudia lo que se puede hacer, con base en la serie de consideraciones, estudios e investigaciones que durante dicha etapa se llevan a cabo, existen ciertas indicaciones claras y definitivas que señalan las opciones de ciertos caminos a seguir.
Por lo tanto, la previsión es la base necesaria para el segundo paso cronológico de acción en el proceso administrativo, es decir, la planeación.
La planeación determina el camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas del trabajo para lograr los objetivos señalados por el cliente.
Así, la planeación es el curso de acciones a seguir, de modo que se establezcan las reglas, políticas y procedimientos que habrán de orientar los objetivos, la secuencia de las operaciones para efectuarlos y la determinación de tiempo, elementos y presupuestos con qué lograrlos.
La previsión requiere de manera indispensable ciertas premisas sobre las cuales se puede actuar:
I) Fijar los objetivos o fines que se persiguen en la celebración de la reunión o evento.
II) Investigar todos los factores al alcance del pasado, presente, futuro, internos y externos, positivos o negativos, que ayuden a efectuar la reunión o evento.
III) Analizar y comparar las diversas alternativas de acción que proporcionan las investigaciones y estudios realizados, de modo que se evalúen cada una objetivamente para determinar las que ofrecen los menores riesgos y mayores ventajas.
De acuerdo con lo anterior, se formula la siguiente definición:
Previsión es el elemento de la administración de reuniones que, con base en objetivos y metas establecidas previamente, resultado del análisis e investigación, determina el curso de acción óptimo a seguir.
Principios
Principio de previsión
Las previsiones administrativas nunca alcanzan una certeza completa, ya que, por el número de elementos internos y externos y la intervención de decisiones humanas, siempre existe el factor riesgo.
Por lo tanto para disminuir el factor riesgo, las previsiones deben basarse en hechos. Las previsiones serán más seguras cuanto más se puedan apreciar, cualitativa y cuantitativamente, todos los factores que intervienen.
Principios de planeación
En todo proceso de planeación existen tres principios que se deben tener en cuenta, de acuerdo con las necesidades de cada caso:
a) Principios de precisión. Toda planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas.
b) Principios de flexibilidad. Toda planeación debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
c) Principio de unidad. Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinar todas entre sí.
Fijación de objetivos
La palabra objetivo implica aquello hacia lo cual se dirigen las acciones; suele conocerse también con el nombre de meta.
Si al momento de iniciar la planeación de un evento no se determinan los objetivos del mismo, sería equivalente a tener una nave sin destino para navegar. Por lo tanto, la fijación de los objetivos debe ser clara y definitiva para que, de esta misma forma, estas metas marcadas sean cumplidas en forma definitiva también por parte de las personas encargadas de la planeación, organización y desarrollo de un evento.
Por su importancia, los objetivos deben plasmarse por escrito, preferentemente, para referirse a ellos en cuanto surja alguna duda o controversia por parte de los organizadores del evento y de los clientes que solicitan el mismo.
Estos objetivos deben elaborarse y revisarse por las partes (organizador–cliente) y cada uno, deberá quedarse con una copia de los objetivos (metas) por escrito con la firma de visto bueno de los jefes operativos (organizado–cliente).
Es necesario comentar que existen objetivos generales y objetivos particulares, ambos son importantes, su diferencia principal radica en el detalle e importancia de su contenido en relación a la meta principal del evento a desarrollar.
Análisis y evaluación de reuniones previas.
El análisis y evaluación de reuniones y eventos celebrados previamente por la asociación o empresa que solicita el servicio y también de la empresa prestadora del servicio de organización de eventos (reuniones) es muy importante ya que la información obtenida de este análisis mostrará conceptos y criterios que, en cierto caso, permitirán establecer reglas y parámetros dentro de los cuales se deberá regir la conducta de las acciones del evento a celebrar.
Las fuentes de información para realizar las investigaciones de los resultados pasados deben ser confiables y provenir de datos y registros contables, administrativos y estadísticos tanto de la empresa que solicita la organización del evento (cliente) como de la empresa que tiene la responsabilidad de llevarlo a cabo actualmente (organizador).
Investigación y análisis de factores presentes y futuros.
Una vez que se han analizado los aspectos históricos (eventos celebrados anteriormente), se inicia la investigación, análisis y evaluación del presente, y delfuturo.
El pasado ha mostrado conceptos importantes en cuanto a ciertos lineamientos, parámetros y condiciones que son importantes mantener y otros que se deben evitar.
Un ejemplo de los aspectos a mantener, en el caso de un evento navideño para la empresa (cliente) efectuado en lugar distinto al que actualmente lo organizara, a los empleados les pareció muy buen detalle de su empresa el que se rifarán regalos como viajes yartículos para el hogar.
Un ejemplo de los aspectos a eliminar, en el evento mencionado anteriormente, fue la forma y horario en que la cena fue servida, ya que se esperaron a servirla al finalizar la rifa (11:30 pm), situación que hizo que el baile empezará hasta la 1:30 a.m.
Con estos datos, como punto importante dentro de la organización del evento navideño de la empresa (cliente) de este año, durante el transcurso de la cena (que se empezará a servir a partir de las 10:00 p.m.) se realizará la rifa, proyectando terminar la rifa y la cena a más tardar a las 12:00 a.m., hora en que se iniciará el baile.
La etapa presente y futura dictará las condiciones que, conjugadas con las características de la empresa que se encarga de realizar el evento y con la información obtenida de las reuniones pasadas, ofrecerán las opciones óptimas para realizar con éxitoel evento solicitado por el cliente.
La investigación de factores presentes y futuros, se debe efectuar en dos etapas distintivas, que se indican a continuación:
Características reales y potenciales de la localidad
Se conforma de los siguientes puntos:
Ubicación geográfica.
Atributos naturales o culturales.
Vías de acceso (carreteras, ferrocarriles, aeropuertos, puertos).
Ubicación geográfica
Es muy importante identificary determinarla ubicación geográfica donde se desea realizar el evento (en este caso estaríamos hablando de congresos, convenciones o eventos masivos), ya que depende de esto para poder saber que atractivos o aspectos (factores internos y externos) lo afectarán positiva o negativamente.
Ejemplo:
Parallevar a cabo un congreso con los empleados de una empresa, en donde asistirán sus hijos y esposadebe elegirse una sede donde puedan existir eventos alternos a las juntas de trabajo y capacitación que tendrán los empleados, para el esparcimiento y diversión de sus familiares. Lo óptimo entonces serán ciudades con playas o con parques de diversiones.
En caso de una convención nacional de una empresa, en donde solamente serán los empleados de la misma los asistentes y se busca lograr con el evento, aparte de dar a conocer las metas del siguiente año y resultados del año en curso, la integración del personal, la sede deberá ser una ciudad tranquila, donde no existan distractores. La sede óptima serían las haciendas que se ubican en el estado de Yucatán, por ejemplo.
Dentro de los factores internos sepueden mencionar los siguientes:
Dentro de los factores externos sepueden mencionar los siguientes:
Atributos naturales o culturales
Cuando se habla de atributos naturales o culturales, se trata de los atractivos o características de las posibles sedes donde se realizará el evento, éstos pueden ser:
Atractivos culturales (ciudades que tengan museos, ruinas prehispánicas, ciudades coloniales, etcétera).
Atractivos naturales (ciudades con playas, con bosques; destinos de turismo de aventura). Atractivos modernistas (grandes ciudades que brindan servicios como: teatros, conciertos, parques de diversiones, zoológicos, etcétera; y que la infraestructura arquitectónica de sus edificios urbanos brinda en sí también un atractivo).
Vías de acceso (carreteras, ferrocarriles, aeropuertos, puertos)
Para la elección de la sede de un evento también es de suma importancia saber cuáles serán los apoyos para el acceso al mismo, ya sea en vía terrestre o aérea, ya que los asistentes al evento deben considerar también el costo de los transportes que se brindarán y determinar si se incluirán en la cuota que se cobrará a los asistentes o se costeará a parte por cada uno de los mismos.
Este factor puede ser el decisivo entre elegir una ciudad u otra como sede, ya que pueden existir dos ciudades con atractivos similares; sin embargo, el costo del transporte es más alto en alguna de las dos opciones y se elegirá la que tenga costos más accesibles
Servicios que corresponden a las necesidades cuantitativas y cualitativas.
Este subtema se conforma de los siguientes puntos:
Hoteles y moteles
Son la infraestructura que apoya un evento, al organizar dentro de sus instalaciones el evento solicitado (sea privado, público, patrocinado o con pago de cuota),en el caso de empresas hoteleras medianas a grandes.
En el caso de hoteles pequeños y moteles, pueden ser una opción de hospedaje alterna para los asistentes a un evento en particular.
Restaurantes y bares
Brindan este tipo de empresas servicios de alimentación y esparcimiento a los asistentes a un evento, por ejemplo, en una convención nacional, existe un hotel sede, pero se organiza la visita de un bar reconocido (de la ciudad sede) para la asistencia a una fiesta de clausura del evento.
Agencias de viajes
Brindan apoyo en la sinergia y organización de un evento, ya que se dedican principalmente a brindar información de costos de boletos de avión y de camión, rentas de autobuses para el transporte dentro de la ciudad sede del evento. También brindan información de opciones y costos de hospedaje, atractivos alternos (museos, parques de diversiones, funciones de teatro, conciertos), costos de estos atractivos, etcétera.
Sirven de enlace también con compañías organizadoras de banquetes y eventos especiales, dentro de la ciudad sede elegida por la empresa o particular que desea la organización del evento.
Centros de convenciones
Son los establecimientos que brindan el servicio decentro de exposiciones y convenciones; en México los más conocido y eficientes en este tipo de servicio son los denominados "World Trade Center", varias ciudades del país cuentan con uno, como: México D.F., Monterrey, Guadalajara, Acapulco, Veracruz, etcétera.
Este tipo de centros cuentan con un soporte operativo, tecnológico y humano diseñado para garantizar que lasexposiciones, congresos, convenciones, juntas de trabajo y eventos en general sean todo un éxito.
Una de las principales cualidades de este recinto es la multifuncionalidad de sus salones, pues se pueden habilitar hasta 25,000 2m con un salón de 4,020 2m sin columnas y con un espacio libre de hasta 12 m de altura. También ofrece espacios pequeños para realizar juntas de trabajo o reuniones VIP con la mejor calidad.
Proporciona esos pequeños detalles de hospitalidad, organización y coordinación para eventos corporativos, financieros, sociales, educativos, culturales, gubernamentales, musicales y deportivos.
Otros organismos auxiliares
Dentro de estos organismos se encuentran:
FONATUR (Fondo Nacional del Fomento al Turismo)
Es la institución responsable de la planeación y desarrollo de proyectos turísticos sustentables de impacto nacional, el órgano de fomento a la inversión y la capacitación del sector, así como la entidad nacionalizada que aporta su experiencia a regiones, estados y municipios, y a la pequeña y mediana empresas.
Palanca del desarrollo nacional sustentable, competitivo, adecuadamente financiado y proyectos acordes a las demandas dinámicas del mercado; que capta divisas y promueve la imagen de México en el exterior; pero fundamentalmente, con sentido social que propicia el desarrollo regional y genera empleos permanentes, además de bien remunerados.
Secretaría de turismo
Las atribuciones de la dependencia están mencionadas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal en su Artículo 42, se mencionan a continuación las más importantes:
Asociación de hoteles y moteles de la ciudad de Veracruz-Boca del Río
Tiene como función principal brindar a todos sussocios toda la información (veraz, confiable y oportuna) y representarlos ante las autoridades correspondientes y defender sus intereses.
Busca incrementar el número de socios y con esto, a nivel nacional, ser reconocida como una asociación fuerte, buscando acciones con las instituciones de los sectores público y privado para el desarrollo de proyectos en beneficio del sector, así como del destino.
Los socios de estas asociaciones son los dueños de las empresas hoteleras, moteles, villas, haciendas de hospedaje y también participan los representantes legales de hoteles de cadena.
Reglas, políticas y procedimientos
La organización o empresa que solicita la organización de un evento a una empresa prestadora de servicios turísticos o a un organizador de eventos profesional, determinará, para el caso del evento a realizar, las reglas, políticas y procedimientos que estime necesarios de acuerdo con las situaciones y condiciones del momento.
A continuación se define cada una de éstas:
Reglas
Las reglas son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a discusión, cambios o alteración.
Se pueden especificar las siguientes reglas, por ejemplo, en una convención nacional de una empresa de laboratorios de medicina humana:
Qué nivel de empleados se invitará a la convención, ejecutivos y directores, o sólo directores.
La convención tendrá duración de una semana, los tres primeros días los participantes deberán exponer sus resultados anuales por zona y los demás días generalmente se efectúan reunioneso sesiones de trabajo.
Los siguientes tres días se realizarán actividades propias que permitan la interacción del personal con sus familias.
Se invitará a la prensa a una sesión informativa de las actividades a realizar en la convención y no se les permitirá el acceso a las sesiones de trabajo.
Se cubrirá 100% de los gastos (comidas y eventos especiales, como excursiones, conciertos, etc.), o si se asignarán cuotas a cubrir por parte de los directivos.
Políticas
Las políticas son aquellos principios generales que sirven para orientar la reunión o evento, así como para formular, interpretar y suplir las normas concretas; en esencia, son el objetivo de acción.
Las políticas constituyen uno de los medios básicos para delegar autoridad. Con base en ello, existen diversas recomendaciones para la ejecución de las políticas:
a) Se deben establecer claramente estas políticas, de preferencia por escrito.
b) Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicadas.
c) Se deben coordinar e interpretar adecuadamente.
d) Se deben revisar y modificar periódicamente.
Procedimientos
Los procedimientos señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores resultados en cada función concreta; en esencia, son la división funcional de cada acto por realizar.
Para el desarrollo efectivo de esta acción, se recomienda lo siguiente:
a) Los procedimientos se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente.
b) Los procedimientos se deben revisar periódicamente para eliminar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).
c) Se debe evitar la duplicación innecesaria de funciones.
Programa general de trabajo
Los programas son aquellos planes que establecen objetivos, secuencias de acciones y tiempo para realizarlos.
Es responsabilidad directa del organizador del evento, elaborar el programa general de trabajo.
Para que este programa de trabajo tenga mayor eficacia y eficiencia, es recomendable que se diseñe con el equipo de trabajo que apoyará en la planeación, organización y puesta en marcha del evento solicitado, bajo la batuta y opinión final del responsable o gerente de grupos y convenciones de la empresa.
Como primera parte de este programa se recomienda una primera sesión de “lluvia de ideas”, donde todos emitirán sus opiniones y comentarios en relacióna los factores que influirán o afectarán el evento.
Las revisiones a este primer borrador del programa y los consecuentes cambios y alteraciones, evitarán en gran medida la duplicidad de funciones o el olvido de algunas.
Una vez realizadas las reuniones queen opinión del operadoren jefe del evento sean necesarias y suficientes, las acciones se agruparán bajo subtítulos como programa técnico, programa social y de eventos alternos, programa de promoción, programa de hospedaje, programa de registro, programa financiero; etcétera.
Sujetas a la magnitud del evento, al número de asistentes anticipados, a la cantidad de colaboradores, a los recursos económicos y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador, la realización y cumplimiento de las acciones diseñadas en el programa de trabajo del evento serán ejecutadas por los subcomités correspondientes.
A continuación enlisto, para que se comprenda mejor la forma en que se debe desarrollar este plan ó programa general de trabajo, los pasos uno a uno:
1) Efectuar reuniones del equipo de trabajo y del operador en jefe del evento, encaminadas a determinar los factores que influirán o afectarán al mismo, así como la infraestructura física que se necesitará para llevarlo a cabo.
2) Organizar en forma cronológica las acciones a seguir para la puesta en marcha del evento, en cuanto al seguimiento por aplicar y el calendario por ejercer.
3) Las acciones deberán ejecutarse en forma ordenada y deberán ejercerse sólo hasta que otra se haya ejecutado.
Ejemplo:
La persona encargada de la promoción, para cuyos efectos los impresos del evento son primordiales, no podrá realizar la distribución y difusión mientras estos materiales no le sean entregados.
A su vez, el encargado de impresos no podrá efectuar su trabajo mientras el comité responsable de la aprobación de los textos y formatos no dé su autorización.
4) Se deberán plasmar todas las acciones, secuencias y agrupamientos de las mismas, en hojas de trabajo, las cuales se subdividirán en meses, semanas o días, a fin de programar las fechas en que cierta acción deba iniciarse y aquélla para la cual ha de terminarse.
5) La subdivisión en meses, semanas o días estará sujeta al tiempo en que se efectuará el proceso administrativo de la reunión (previsión, planeación, organización, ejecución).
6) Elaborar gráficos de acción (mapas conceptuales, organigramas, rutas críticas) para tener un señalamiento gráfico de las diversas acciones y sus tiempos de inicio y cumplimiento.
A continuación, y sólo a manera de ejemplo, se presenta un programa general de trabajo de una supuesta reunión por celebrar (se anexa como archivo). En este programa se podrán apreciar la secuencia de acciones y su agrupamiento; asimismo, se detectará la calendarización que a cada una se ha asignado.
Presupuesto y flujo de efectivo
Se presentan por separado los temas de presupuesto y flujo de efectivo por cuestiones de espacio y contenidos.
Objetivos del presupuesto
Están inmersas todas las etapas del proceso administrativo:
Previsión (Reconocer lo necesario)
Preparar de antemano lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.
Planeación (¿Qué y Cómo se va a hacer?)
El presupuesto es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo y, por lo tanto, en la obtención de cifras presupuestadas razonablemente correctas, dependerá de la información estadística y los datos históricos.
Organización (¿Quién lo hará?)
Hay que decidirquiénes determinarán los presupuestos organizacionales y departamentales, así como quién estará a cargo de revisarlos, controlarlos y coordinarlos.
Coordinación (Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general)
Es importante la coordinación interdepartamental, ya que la elaboración de un presupuesto departamental se basa o auxilia en los demás departamentos y así se crea una cadena de dependencias entre ellos, engranando las funciones de la administración.
Dirección (Guiar para que se haga)
Es la función más importante para guiar o conducir, e inspeccionar o supervisar a los subordinados de acuerdocon lo planeado.
Control (Ver que se realice)
La acción controladora del presupuesto se establece al hacer comparativos entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o las desviaciones. La simple determinación de las diferencias no es una solución, será necesario analizarlas con el objetivo de tomar decisiones y efectuar medidas de corrección.
Características generales de los presupuestos.
Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa. Sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos. Esto es muy distinto a simplemente capotear los problemas conforme se van presentando.
Por eso, decimos que "un presupuesto te ayudará a manejar tu negocio", es decir, a dirigirlo hacia la situación de éxito que siempre has deseado.
Definición de presupuesto
Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes, uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.
Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.
Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con lo que ocurra realmente y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.
Periodo que debe cubrir un presupuesto
Hay distintos periodos de tiempo para los que se puede hacer un presupuesto. Normalmente, se hacen con una base anual, semestral o trimestral; es decir, que te planteas el futuro de tu negocio para los próximos 3 o 6 meses o para el próximo año, aunque algunas empresas prefieren hacer un presupuesto continuo.
Los presupuestos continuos son aquellos que se actualizan constantemente. Por ejemplo, puedes tener un presupuesto anual y extenderlo por uno, dos o los meses que quieras, según te convenga.
Sin embargo, es bueno que sepas que existen diferentes presupuestos y que es mejor hacer algunos a corto plazo (un año o menos), como los presupuestos de ventas o de gastos de producción, que se modifican constantemente; en cambio, si quieres planear el crecimiento de tu negocio o comprar cierta maquinaria, por ejemplo, tu presupuesto puede cubrir periodos de tres, cinco y hasta diez años.
Presupuesto maestro
Un presupuesto maestro es el gran presupuesto de tu empresa, es decir, la culminación de todo un proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las áreas de tu negocio, como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama maestro.
Podría decirse que es como la llave maestra de un hotel, que abre todas las puertas.
Ahora bien, un presupuesto maestro se forma básicamente de otros dos presupuestos, digamos que más pequeños, que serían como las puertas principales del hotel. Son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.
Presupuesto de operación
El presupuesto de operación se compone también de otros presupuestos más pequeños:
Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear o presupuestar tus compras con toda oportunidad para que no te agarren las prisas y puedas conseguir buenos precios.
Finalmente, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu ganancia.
Información básica para la elaboración de los presupuestos
Hay que recordar que un presupuesto es un plan, una estimación y, por lo tanto, los gastos presupuestados, los ingresos y, en general, toda tu información es supuesta, pero hay que estimarlos con alguna base para que no nos dé como resultado un presupuesto irreal.
Para estimar nuestros costos existen dos formas:
Ventajas
Las grandes ventajas de planear y hacer presupuestos son:
Limitaciones
-Están basados en estimaciones, en supuestos, y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que beneficie.
-Actualización y adaptación constantemente, o se corre el riesgo de perder el trabajo que representó hacerlo.
Flujo de Efectivo
Entre los objetivos principales del estado de flujos de efectivo tenemos:
- Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa.
- Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento.
- Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa.
- Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa.
- Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar:
De lo expuesto se puede inferir que la finalidad del estado de flujos de efectivo es presentar en forma comprensiblela información sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante el periodo determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.
El estado de flujos de efectivo se diseña con el propósito de explicar los movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio.
Fines del control del efectivo
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación, y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.
La administración es responsable del control interno, es decir, de la protección de todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
- Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
- Promover la contabilización adecuada de los datos.
- Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.
Control de efectivo en la organización de eventos
Es muy importante tener un control de efectivo eficiente cuando se está llevando a cabo la puesta en marcha de un evento, ya que cuando se firma un contrato con el cliente que pide la organización del evento, se le entrega un costo total del evento y se anexa al contrato, por lo tanto no podemos excederel presupuesto y, en caso de no quedar otra opción, el cliente debe en su momento autorizar gasto adicional y firmar de enterado, para evitar problemas futuros.