Introducción
Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una práctica común en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los fabricantes y aún los bancos de sangre, por lo general, almacenan bienes o artículos. ¿Cómo decide una instalación de este tipo sobre su "política de inventarios", es decir, cuándo y cómo se reabastece? En una empresa pequeña, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas decisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible, incluso en empresas pequeñas, muchas compañías han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la "administración científica del inventario". En particular, ellos:
- Formulan un modelo matemático que describe el comportamiento del sistema de inventarios.
- Derivan una política óptima de inventarios con respecto a este modelo.
- Con frecuencia, utilizan una computadora para mantener un registro de los niveles de inventario y señalar cuándo conviene reabastecer.
Concepto de inventario
Un inventario es la provisión de material que tiene como objetivo facilitar la continuidad del proceso productivo. Es decir, los inventarios actúan como reguladores de los ritmos de entrada y los ritmos de salida en una determinada fase de producción.
Las decisiones referentes al almacenamiento o inventario se encuentran condicionadas por el proceso productivo de cada empresa y por la capacidad de sus instalaciones para generar más o menos productos.
Los inventarios tienen estos objetivos:
- Reducir gastos: generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habrá para el siguiente periodo. Con lo cual para evitar que un repentino aumento de la demanda produzca un desabastecimiento se mantiene un stock de seguridad de productos terminados. Del mismo modo no se sabe con seguridad el tiempo que tardan los proveedores en servir un pedido, así mismo, para evitar un paro del proceso productivo por falta de materia prima se mantiene un stock de seguridad de materias primas.
- Abaratar las adquisiciones y la producción: la empresa tiende a la adquisición de materias primas en grandes cantidades para obtener descuentos por tamaño de pedido. Se puede abaratar la producción si se fabrica un gran número de unidades en poco tiempo, de esta manera no hace falta poner en marcha el proceso productivo hasta vender las unidades fabricadas.
- Facilitar el transporte y distribución del producto: los productos han de ser transportados desde los lugares de fabricación hasta los de consumo y, como es lógico, esto no se puede realizar de forma continua, hay que tener un stock de producción almacenada que será transportado por lotes.
- Acumulación de producción ante posibles subidas de los precios.
Los modelos de inventarios existentes son válidos para toda clase de existencias. Pero hay que realizar una clasificación de diferentes tipos para darse cuenta de los problemas que presentan cada uno de ellos:
- Inventarios de Productos Terminados: Normalmente es preciso tener una cantidad de productos terminados para servir al cliente con rapidez o éstos se irán a la competencia. Para realizarlo correctamente habrá que saber siempre la tendencia actual y futura de los clientes hacia los productos.
- Inventario de Productos Intermedios: En los casos de grandes factorías (industria del automóvil, por ejemplo), nos encontramos con que necesitamos un stock de piezas que previamente han sido tratadas o construidas (motores) para dar forma el producto final.
- Inventario de Materias Primas: La empresa no puede estar expuesta a quedarse sin factores, ya que la producción se detendría.
Es preciso contar con la discontinuidad de elementos que se produce por el carácter imprevisible en la entrega de materias primas (en algunos momentos tendremos falta de alguno de ellos y en otros un ‘sobrealmacenamiento’); Igualmente hay que contar con la incertidumbre, ya que por muy bien que se planifique, resulta complicado conocer la demanda futura de producto.
Todos estos factores inducen a las empresas a procurar tener inventario a mano. La cuestión es saber en qué cantidad. Existe una relación entre stocks y organización; cuanto más inventario haya, se necesita menos coordinación para que el proceso vaya bien. Las tres funciones básicas de organización de un inventario son:
- Stock de Partida: Se llama así al que se adquiere en cantidades superiores las necesidades inmediatas, para obtener descuentos o reducir el costo asociado a la adquisición de inventario.
- Stock de Fluctuación: Es el que se mantiene para tratar de satisfacer una demanda imprevisible. Será el stock de partida más otro de seguridad para salir al paso de cualquier incidencia.
- Stock de Anticipación: Es el Stock necesario para hacer frente a una demanda previsible, como posibles campañas periódicas.
Concepto de problema de inventario
Un problema de inventario existe cuando es necesario guardar bienes físicos o mercancías con el propósito de satisfacer la demanda sobre un horizonte de tiempo especificado (finito o infinito). Casi cada empresa debe almacenar bienes para asegurar un trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Las decisiones, considerando cuándo hacer pedidos y en qué cantidad, son típicas de cada problema de inventario. La demanda requerida puede satisfacerse almacenando una vez según todo el horizonte de tiempo o almacenando separadamente cada unidad de tiempo durante el horizonte. Los dos casos que pueden considerarse son sobre-almacenamiento (con respecto a una unidad de tiempo) o sub-almacenamiento (con respecto al horizonte completo).
Un sobre-almacenamiento requeriría un capital invertido superior por unidad de tiempo, pero menos ocurrencias frecuentes de escasez y de colocación de pedidos. Un sub-almacenamiento, por otra parte, disminuiría el capital invertido por unidad de tiempo, pero aumentaría la frecuencia de los pedidos, así como el tiempo de estar sin mercancía. Los dos extremos son costosos. Las decisiones, considerando la cantidad ordenada y el tiempo en el cual se ordena, pueden, por consiguiente, estar basadas sobre la minimización de una función de costo apropiada, la cual balancea los costos totales resultantes de sobre-almacenamiento y sub-almacenamiento.
Antes de comentar acerca de los sistemas de inventarios presentamos las características básicas de un sistema de inventarios:
1. Parámetros económicos: estos parámetros incluyen los tipos siguientes:
- Costo fijo. Esto implica el costo fijo asociado a la colocación de un pedido o con la preparación inicial de una instalación de producción. El costo fijo usualmente se supone independiente de la cantidad ordenada o producida.
- Precios de compra o costo de producción. Este parámetro de especial interés cuando pueden obtenerse descuentos por mayoreo o rebajas en precio o cuando grandes corridas de producción pueden dar como resultado una disminución en el costo de la misma. En estas condiciones la cantidad ordenada debe ajustarse para aprovechar estos cambios en el precio.
- Precio de venta. En algunas situaciones de inventario, la demanda puede ser afectada por la cantidad almacenada. En tales casos el modelo de decisión está basado en un criterio de maximización de beneficios, el cual comprende el ingreso de venta de la mercancía. El precio de venta unitario puede ser constante o variable, dependiendo, por ejemplo, de si se permite un descuento o no en la cantidad.
- Costo de mantenimiento del inventario. Esto representa el costo de tener el inventario en el almacén. Incluye el interés sobre capital invertido, costos de almacenamiento, costos de manejo, costos de depreciación, etc. Los costos de llevar el inventario usualmente se supone que varían directamente con el nivel de inventario, así como con el tiempo que el artículo se tiene en almacén.
2. Demanda: El modelo de demanda de una mercancía puede ser determinista o probabilística. En el caso del determinista se supone que se conocen con certeza las cantidades necesarias sobre períodos subsecuentes. Esto puede expresarse según períodos iguales en términos de demandas constantes conocidas, o en función de demandas variables conocidas. Los dos casos se denominan demandas estática y dinámica, respectivamente:
- La demanda probabilística ocurre cuando los requisitos durante un cierto período no se conocen con certeza, si no que su modelo puede describirse por una distribución conocida de probabilidad. En este caso, se dice que la distribución de probabilidad es estacionaria o no estacionaria en el tiempo (estos términos son equivalentes a demandas estática y dinámica en el caso determinista).
- La demanda para un período dado puede satisfacerse instantáneamente al inicio del período o uniformemente durante dicho lapso. El efecto de demandas instantáneas y uniformes deberá reflejarse directamente en el costo total de llevar el inventario.
3. Ciclo para ordenar: Consiste en la medida de tiempo de la situación de inventario. Un ciclo de órdenes o pedidos puede identificarse por el período entre dos órdenes sucesivas. Lo último puede iniciarse en una de dos formas:
- Revisión continua donde un registro del nivel de inventario se actualiza continuamente hasta que se alcanza un cierto límite inferior, en cuyo punto se coloca un nuevo pedido. Esto se conoce algunas veces como el sistema de "dos depósitos".
- Revisión periódica donde los pedidos se hacen usualmente a intervalos igualmente espaciados.
4. Demoras en la entrega: Cuando se coloca un pedido, puede entregarse inmediatamente o puede requerir algún tiempo antes de que la entrega se efectúe. El tiempo entre la colocación de un pedido y su surtido se conoce como demora en la entrega. En general, las holguras de entrega pueden ser deterministas o probabilísticas.
5. Reabasto del almacén: aunque un sistema de inventario puede operar con demora en las entregas, el abastecimiento real del almacén puede ser instantáneo o uniforme. El instantáneo ocurre cuando el almacén compra de fuentes externas. El uniforme puede ocurrir cuando el producto se fabrica localmente dentro de la organización. En general, un sistema puede operar con demora positiva en la entrega y también con reaprovisionamiento de almacén.
6. Horizonte de Tiempo: el horizonte define el periodo sobre el cual el nivel de inventarios estará controlado. Este horizonte puede ser finito o infinito, dependiendo de la naturaleza o la demanda.
7. Abastecimiento múltiple: Un sistema de inventario puede tener varios puntos de almacenamiento (en lugar de uno). En algunos casos estos puntos de almacenamiento están organizados de tal manera que un punto actúa como una fuente de abastecimiento para algunos otros puntos. Este tipo de operación puede repetirse a diferentes niveles, de tal manera que un punto de demanda pueda llegar a ser un nuevo punto de abastecimiento. La situación usualmente se denomina sistema de abastecimiento múltiple.
8. Número de artículos: Un sistema de inventarios puede comprender más de un artículo (mercancías). Este caso es de interés, principalmente si existe una clase de interacción entre los diferentes artículos. Por ejemplo, éstos pueden competir en espacio o capital total limitados.
Los sistemas de inventarios
Dos sistemas de inventario muy utilizados son el sistema de pedido de tamaño fijo y el sistema de pedido de intervalo fijo. Se designa como sistema Q al sistema de pedido de tamaño fijo, mientras que el sistema de pedido de intervalo fijo se designa como sistema P. La diferencia básica entre los dos consiste en que en el sistema Q se pide una cantidad fija a intervalos variables de tiempo y en el sistema P se ordena cantidad variable a intervalos fijos de tiempo.
Finalizamos este tema sobre concepto y sistemas de inventarios, presentando el documento de Sierra, R. Capítulo V. Sistemas de Inventarios, tomado del la Tesis “Mejoras industriales en una industria refresquera”. Consultado en mayo 7 del 2009 en: http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lii/sierra_r_r/capitulo5.pdf
