Introducción.
El propósito del área de compras como parte fundamental de sus funciones es abastecer a la planta de los materiales necesarios para la producción, es sumamente importante llevar un estricto control de las compras al grado de garantizar que contamos con ingredientes de calidad.
Aquí hay que tomar en cuenta, además de la materia prima, las unidades involucradas, que son aquellas que se incorporan por medio de otro proveedor y sirven para complementar el producto final.
Para asegurarnos que éstas sean las apropiadas, que garanticen entregar un producto final que reúna los estándares de calidad pretendidos, es necesario que el Departamento de Calidad tome una muestra de la materia prima y la analice para verificar que cumpla con las especificaciones requeridas, en caso de no ser así, deberá ser rechazada.
Responsabilidades del área de compras
- Establecer las especificaciones de lo que se va a comprar.
- Detectar cuándo se requerirá la materia prima.
- Establecer junto con los proveedores acuerdos de beneficio mutuo.
- Realizar una labor de evaluación continua de proveedores.
El siguiente cuadro es un ejemplo sencillo para recabar las necesidades de materiales para determinado número de unidades a producir.
Material |
Cantidad a producir: |
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Unidad de medida |
Cantidad |
Costo unitario |
Total |
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Es importante la selección y la negociación con los proveedores que se deben tomar en cuenta para sincronizar la adquisición de las materias primas con el programa de producción de tiene la empresa. Un procedimiento de compra efectivo representa uno de los muchos factores que contribuyen a lograr la meta de permanencia y crecimiento de la organización.
La elección del proveedor
El criterio para elegir el proveedor puede ser basado en servicio, calidad y disponibilidad, el número de proveedores, la amplia duración de los contratos y los riesgos que asume la organización inmersa en un proceso como éste; todos estos factores hacen de la selección de proveedores una tarea sumamente especial para lograr los objetivos de la organización.
El Departamento de Compras o Recursos Materiales y Servicios Generales, según sea el tipo de organización, tendrá la tarea de elaborar un catálogo de proveedores, el cual consiste en recabar información referente a las cotizaciones de materias primas y servicios ofrecidas por diferentes proveedores, con base en esto se elabora un cuadro comparativo que no permita analizar, entre otras cosas, el precio, la calidad, forma de pago y las condiciones de entrega; aunque puede darse el caso que sólo un proveedor ofrezca el bien que posea características especiales que requerimos o ser un concesionario único, para tal caso se omite el cuadro comparativo del que hablábamos.
Puntos importantes
- Cumplimiento de fechas de entrega.
- Calidad.
- Precio
- Servicios que ofrece.
- Créditos.
- Localización.
De nuestros proveedores debemos conocer: cuántos son, quiénes son, dónde están, plazo de entrega y de respuesta a los pedidos, gama de productos y calidad de los mismos, precios, facilidades de pago, descuentos, políticas de garantía, características como tamaño, fortaleza financiera, número de empleados con que cuenta, etcétera.
La importancia de la elección de los proveedores de bienes y servicios se respalda en que es un factor causal fundamental que puede generar la fluctuación de las características de calidad de nuestro producto final; claro, existen otros factores como los equipos y máquinas que se emplean para la transformación de la materia prima, el recurso humano y los métodos de medición empleados en el proceso.
Para profundizar en todo el proceso de compras y abastecimiento y la importancia de la calidad en todo el proceso, lee el documento: Compras y abastecimiento. haz clic aquí.
