Módulo 5: Hoja de cálculo Excel
5.6 Tabla o lista de base de datos

Hay que tener en claro que aunque pareciera que en Excel se trabaja en una tabla (por la hoja de cálculo cuadriculada), no es así, una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen los datos almacenados.
Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda, se puede ordenar los registros, filtrar el contenido de la tabla, crear un resumen de los datos o aplicar formatos a todos los datos.
Para crear una tabla (lista de base de datos) se debe realizar lo siguiente:
a) Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
b) Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.
c) Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
d) Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
e) Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
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Modificar los datos de una tabla
Se puede teclear directamente los nuevos valores en la tabla o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la tabla es muy grande.
Veamos un ejemplo: tenemos la siguiente tabla con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que esté activa y pulsar en el icono Formulario.
Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:
![]() |
|
Para cambiar los datos de un registro, se posiciona sobre el que se desea cambiar y se rectifican los datos. Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios, hacemos clic en el botón Restaurar; si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla ENTER.
Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos, con la aclaración de si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, por tanto sólo se puede aumentar y disminuir filas.
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- Se puede modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
- Se puede añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo pulsando la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
- Para insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, se puede hacer desde el botón Insertar, en la pestaña de INICIO. También desde el menú contextual de la tabla.
- Eliminar filas o columnas, se logra posicionándose sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña de INICIO y en el menú contextual de la tabla.
- Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, se eliminan los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
- Para eliminar la tabla completa, se selecciona toda la tabla y se pulsa SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces se pulsa Convertir en rango, en la pestaña de Diseño de la tabla.
Filtrar el contenido de la tabla
Esta acción nos permite de todos los registros ingresados seleccionar aquellos que se correspondan con un criterio definido por uno mismo. Excel presenta dos maneras de hacerlo:
Utilizando el Filtro (autofiltro)
El Filtro utiliza las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Ingreso diario, nos aparece un menú desplegable como éste, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Si sólo marcamos el valor (45), Excel filtrará todos los registros que tengan ese valor en Ingreso diario y las demás filas 'desaparecerán' de la tabla.
Para quitar el filtro, se vuelve a desplegar la lista y se elige la opción (Seleccionar Todo). Así, reaparecerán todos los registros de la lista.
Filtros avanzados
Se utiliza esta opción si se quiere filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizando el cuadro de diálogo Filtro avanzado ubicado en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos. Se debe tener previamente en la hoja de cálculo unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
- Rango de la lista: aquí se especifican los registros de la lista a los que se quiere aplicar el filtro.
- Rango de criterios: aquí se selecciona la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
- También se puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción copiar a otro lugar, en este caso, se rellena el campo (Copiar a:), con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
- Si se marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Funciones de base de datos
Estas funciones se utilizan cuando se quieren realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir, aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo, si se tiene una columna con el beneficio obtenido por los automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no se puede utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluyendo la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que ofrece Excel, se utilizaran los siguientes datos:
En esta hoja, se tiene una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).
FUNCIÓN |
DESCRIPCIÓN |
BDCONTAR |
Cuenta las celdas que contienen un número |
BDCONTARA |
Cuenta las celdas que contienen un valor |
BDMAX |
Obtiene el valor máximo |
BDMIN |
Obtiene el valor mínimo |
BDPRODUCTO |
Obtiene el producto de los valores indicados |
BDPROMEDIO |
Obtiene el promedio de los valores indicados |
BDSUMA |
Obtiene la suma de los valores indicados |
BDEXTRAER |
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección |
BDVAR |
Calcula la varianza sobre una muestra de valores |
BDVARP |
Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo |
BDDESVEST |
Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores |
BDDESVESTP |
Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo |