Existen varios modelos que explican a la organización como un sistema abierto, se abordan los tres más destacados:
El modelo de Schein señala que una organización:
El modelo de Katz y Kahn, ellos aplicaron la Teoría de Sistemas (TS) a la Teoría administrativa, resultando:
a) La organización como un sistema abierto
1. Importación (entradas). Ninguna estructura social es autosuficiente o autocontenida, todas necesitan de insumos del ambiente y depende de suministros de energía.
2. Transformación (procesamiento). Procesa y transforma sus insumos en productos y/o servicios.
3. Exportación (salidas). Exportan sus productos y/o servicios al medio ambiente.
4. Los sistemas son ciclos de eventos que se repiten. Ciclos recurrentes que importan, procesan y exportan; la primera y la tercera son transacciones que involucran al sistema y sectores del medio ambiente inmediato, y la tercera es un proceso que se lleva a cabo dentro del mismo sistema.
5. Entropía negativa o negentropía. Es el proceso por el cual todas las formas organizadas tienden a la desintegración y a la muerte, pero que para sobrevivir necesitan moverse y reabastecerse de energía, en un proceso reactivo de obtención de reservas de energía.
6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación. Además de los insumos que reciben y que los procesan, también cuentan con información que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre su propio funcionamiento en relación con dicho medio.
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica. El estado de equilibrio se observa en el proceso homeostático que regula la temperatura del cuerpo, que independientemente de las condiciones externas de calor y humedad, la temperatura del cuerpo permanece igual. La tendencia más sencilla del estado de equilibrio es la homeostasis y su principio básico es la preservación del carácter del sistema: el equilibrio casi estacionario propuesto por Lewin. Según ese concepto, los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por medio del crecimiento de energía, que las nuevas entradas asimilan, lo que provoca ajustes a la alza y a la baja de esa energía, propiciando que el sistema no siempre regrese a su tamaño original o inicial. De esta forma, los organismos vivos se expanden, crecen, importando más energía de la que necesitan, garantizando así su supervivencia, incluso, obteniendo un margen de seguridad.
8. Diferenciación. La organización, como sistema abierto, tiende a la diferenciación, por lo que multiplica y elabora funciones y tiende a la multiplicación de papeles y a la diferenciación interna, de tal forma que los estándares difusos y globales se sustituyen por funciones especializadas, jerarquizadas y diferenciadas.
9. Equifinalidad RF. Un sistema abierto se caracteriza por su equifinalidad, que se refiere a las múltiples formas de obtener los mismos resultados finales, partiendo de diferentes condiciones iniciales, todas con diferentes impactos en el costo, pero a medida de que los sistemas abiertos vayan desarrollando mecanismos reguladores (homeostasis) de sus operaciones, la equifinalidad se reduce, optimizando sus recursos.
10. Límites o fronteras. Son las barreras entre el medio ambiente y el sistema. Definen la esfera de acción del sistema, así como su grado de apertura, es decir, receptividad de insumos, en relación con el ambiente.
b) Características de primer orden. Considerando a las organizaciones como sistemas sociales, son:
1. No tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, de recursos materiales, de fábricas y de otros artefactos, sin embargo, esos elementos no se encuentran en una interacción natural entre sí. Existe una enorme diferencia entre la estructura socialmente planeada del sistema social y la estructura física de la máquina o del organismo humano y del sistema físico biológico, porque los sistemas sociales no se pueden representar por modelos físicos.
2. Necesitan de entradas de mantenimiento y de producción. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan el funcionamiento del sistema, mientras que las entradas de producción son las importaciones de energía que se procesa para lograr un resultado productivo, un ejemplo de energía podría ser la motivación a las personas que mantienen trabajando a las personas.
3. Tienen su naturaleza planeada. Como son sistemas creados por el hombre son imperfectos y se basan en actitudes, creencias, percepciones, motivaciones, hábitos y expectativas de las personas.
4. Presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Debido a esto los sistemas sociales necesitan de mayores y mejores controles, con el objetivo de lograr la estabilidad posible, no obstante la inestabilidad de las acciones humanas.
5. Las funciones, las normas y los valores. Éstos son los componentes de los sistemas sociales, por lo que la conducta realizada en el desempeño de las funciones, las normas que prescriben y sancionan esas conductas y los valores en que las normas se encuentran implantadas, constituyen sus bases sociopsicológicas.
6. Constituyen un sistema formalizado de funciones. Representan un conjunto de funciones interconectadas que determinan formas de actividades. Las reglas definen la conducta esperada de las personas en el sistema y cuentan con sus sanciones respectivas.
7. El concepto de inclusión parcial. Las organizaciones utilizan parcialmente los conocimientos y las habilidades de las personas, ya que no requieren de las personas de tiempo completo, por lo que es posible que las personas pertenezcan a varias organizaciones.
8. La organización en relación con su medio ambiente. Es la forma en que debe ser estudiada la organización, involucrando los conceptos de subsistema, sistema y suprasistema, cuyas clasificaciones merecerá en función del grado de autonomía que tenga en la ejecución de sus funciones.
c) Cultura y clima organizacionales
"Cada organización crea su propia cultura con sus propios tabúes, usos y costumbres. La cultura del sistema refleja las normas y los valores del sistema formal y su reinterpretación por el sistema informal, así como sucede con las disputas internas y externas de las personas que la organización atrae, sus procesos de trabajo y distribución física, las modalidades de la comunicación y el ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Así como la sociedad tiene una herencia cultural, las organizaciones sociales poseen estándares distintivos de sentimiento y creencias colectivas, que se transmiten a los nuevos miembros".
Daniel Katz y Robert L. khan
d) Dinámica del sistema
Las organizaciones, al no poseer la estabilidad intrínseca de los sistemas biológicos, crean mecanismos de recompensas con el fin de vincular sus miembros al sistema. Establece normas y valores para justificar y estimular las actividades requeridas y las estructuras de autoridad, para controlar y dirigir el comportamiento organizacional.
e) Concepto de eficacia organizacional
"Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven, mientras sean capaces de mantener negentropía, es decir, la importación bajo todas las formas, de cantidades mayores de energía de la que se devuelve al medio ambiente como producto. La razón es obvia. Una parte de la entrada recibida se consume por la organización. Para hacer el trabajo de transformación, la propia organización necesita ser creada, recibir energía para ser mantenida y dichos requisitos se reflejan en la inevitable pérdida de energía entre la entrada y la salida".
Daniel Katz y Robert L. Khan
f) Organización como sistemas de papeles
Se le considera de esta forma, debido a que el cúmulo de actividades que lleva a cabo un individuo dentro de una organización, siempre deriva en papeles.
El modelo sociotécnico de Tavistock
Este modelo surge en el Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, y a propuesta de sus psicólogos y sociólogos, quienes sostienen que una organización es un sistema abierto sociotécnico sustentado por dos subsistemas:
1. Subsistema técnico, que involucra la tecnología, el territorio y el tiempo, por lo que se encarga de la eficiencia potencial de la organización: las tareas, las instalaciones físicas, los equipos e instrumentos, el ambiente físico, etcétera.
2. Subsistema social, éste transforma la eficiencia potencial en eficiencia real, a través de las personas, ya que son las que realizan las tareas, y atiende sus características físicas y psicológicas, sus relaciones sociales, así como las exigencias de las organizaciones formales e informales.
Este modelo también parte de la presuposición que todo sistema tiene: sus importaciones del medio ambiente las lleva a un proceso de conversión, para que, finalmente, las exporte en productos y servicios. Su tarea primaria consiste en sobrevivir.